電話やメールのレスが遅くて仕事ができない人は、適切なレスポンスタイミングを考えよう
私はせっかちな人間なので、仕事のメールや電話のレスが遅くて「こいつは仕事ができないな」と思うことがあります。メールや電話のレスが遅くて仕事ができないと言われる人は、適切なレスポンスタイミングを考えることが大切です。
レスが遅くて仕事ができない人の特徴
私はせっかちなタイプなので、仕事に関するメールや電話での連絡やレスは早く欲しいタイプです。即レスを求めがちな厄介なタイプだと自認しておりますｗ
でも、そんなせっかちさんだからこそ、レスが遅くて仕事ができない人の特徴があるなとわかりました。
返答が必要な質問に対するレスが遅い／しない
レスが遅くて仕事ができないと言われる人は、返答が必要な質問に対しても、
「レスポンスが遅い」
「そもそもレスポンスをしていない」
という傾向にあります。仕事は相手を不安に思わせないことが大切です。ちゃんと仕事をしていたとしても、
「○日までに対応します」とレスポンスをした人
「…」とノーレスポンスで仕事をした人
だと前者が評価されるわけです。だって、レスなしだと本当に仕事をしているのか、不安になりますよね。賭けのような状態に感じるわけです。
そのため、返答が必要な質問に対しては、必ずレスポンスをすることが重要です。
期限ギリギリまでレスをしない
期限ギリギリまでレスをしない人は、仕事ができないことが多いです。期限に間に合えばいいと思っているからです。
例えば、納品作業で考えてみましょう。資料を納品する場合でも、社内で上司の確認が必要です。また、社内品質を満たしたうえで、クライアント様の確認や承認が必要になるわけです。
クライアント様がNGといえば、修正作業だって発生必須になります。なので、厳密な作業フローとしては、
資料作成
↓
上司の確認
↓
必要があれば修正して再提出の繰り返し
↓
クライアント様の確認
↓
必要があれば修正して再提出の繰り返し
というスケジュールになるわけです。本当は工程ごとに締切があるわけです。それを意識すると、期限ギリギリに提出する怖さがわかるはずです。作業工程を細分化できれば、レスが遅くて仕事ができないとは言われにくくなると思います。
適切なレスポンスタイミングの考え方
適切なレスポンスタイミングの考え方をお伝えします。
返答が必要な質問かを考える
まず、レスが必要な質問かどうかを考えてください。レスが必要でない質問であれば、後回しにしてもOKですし、「承知しました」くらいのレスで良かったりします。レスの優先順位をつけるわけです。
「仕事ができる人はいつも即レス？返答が必要な質問に対するレスポンスの早さのほうが大事な件」も参考にしてください。
営業時間中なら営業時間中に返答する
返答が必要な質問を営業時間中に気づいたなら、なるべく営業時間中に返答をしてあげましょう。レスポンスがないと人は不安になるものです。当日中に対応できないようなものであれば、
「確認いたしました。○日までに対応できるように進めてまいります。」
のように対応日の目安を伝えてあげるといいでしょう。当日中にできないことは、当日中に無理に対応する必要はないのです。レスポンスだけして、対応しようとしていることが伝わればいいのです。
即レスしなくてもOK
即レスはしなくてもOKです。朝一番でメールチェック、○時にはメールチェックをするというようにレスをする時間帯を決めればいいかなと思います。定期的な時間帯にチェックし、返答が必要な質問に対してレスするのが効率的です。
「人に即レスを求めてくるせっかちさんへの対処法【仕事やLINEでありがち】」も参考にしてください。
営業時間終了前は翌日以降でOK
ただし、営業時間中といっても、飲食店のラストオーダー的な考え方も大切です。私は営業時間の1時間前くらいにきた連絡には、レスをしないことは正直あります。それは許容されると思います。
だって、営業時間が18時までなのに、17時55分にメールするとか、相手のことを考えていないわけですから（むしろ返信が翌日になることを期待して、ギリギリにしているケースもｗ）。
営業時間外は翌日以降でOK
営業時間外になったら、レスしなくてもいいと思っています。営業時間外にレスをすると、心がどんどんすり減っていきます。メンタルに影響が出るくらいなら、営業時間外はレスしなくてもOKです。
私も営業時間外に来た連絡は、次の営業時間まではレスしません。緊急な連絡には即レスすることもありますが、最近は土日といった休みに来た仕事の連絡は、まずレスすることはありません。
それで仕事は回るからいいのです。というか、営業時間外にレスしないと仕事が回らないような仕事をしているのがいけないだけなのです。
こんな私も昔は深夜だろうが、土日祝の休みだろうが、即レスするのができるビジネスマンだと思っていました。しかし、そんなことはありませんでした。即レスはできるビジネスマンの必要条件ではありませんでした。
緊急案件があれば、連絡は後回しでもOK
その日までに納品しなければいけない案件や、急なトラブル対応などがあれば、連絡は後回しでもOKだと思っています。
ただし、連絡する際に緊急で対応しなければいけなかったことなどを伝えておくと、連絡が遅くても仕方ないなと思わせることができます。
できれば、1日のどこかで連絡対応できるような、余裕を持ったビジネスライフを送ることができればベストです。ただ、余裕を持つように心がけても、案件が重なるのはなぜでしょうｗ
締切前日までに余裕を持って提出する
締切を指定されている仕事があれば、締切ギリギリに提出することはやめましょう。最低でも、締切の前日までに余裕を持って出るように提出をしましょう。
社内確認、クライアント様の確認作業も考慮するのです。例えば、1週間後に納品を指定されているような仕事であれば、納品日3日前には社内確認でOKをもらいましょう。
最低でも納品日前日には、納品物をクライアント様に確認してもらうようにしましょう。こうすれば、クライアント様から修正依頼があったときでも対応が可能です。
締切は「次のスケジュール」まで考えることが有効なのです。次のスケジュールが狂わないようにすることが大事なのです。
こんな感じで、クライアント様のスケジュールまで考えられるようになると、仕事ができないだなんてそうそう言われなくなるはずです。
「締切日に間に合っているのに怒られる人は、確認・修正作業まで考えてスケジュールを組もう」も参考にしてください。
感想
自分が仕事におけるレスが欲しいと思っていたときだったので、適切なレスタイミングを言語化してみました。
やっぱり、即レスは必須ではないなと思いました。ただ、即レスよりも返答が必要な質問に対するレスポンスの早さのほうが、大事だなと思いました。
レスが遅くて評価されない人って、返答が必要な質問に対するレスが遅いか、返答をしないんですよね。相手を不安にさせてしまうから、仕事ができないと思われてしまうんですよね。
あとは、締切に間に合えばいいという考え方もいけません。社内確認やクライアント様の確認工程まで考えましょう。相手のことを考えることが、レスポンス問題でも大事なのです。
とば ひさし
