締切日に間に合っているのに怒られる人は、確認・修正作業まで考えてスケジュールを組もう
仕事の締切日には間に合っているのに、上司やクライアント様から「遅い」と怒られたことはありませんか？
締め切り日に間に合っているのに怒られる人は、社内確認や修正作業の工程まで考えてスケジュールを組むコツをお伝えします。
締め切り以外の工程が見えていますか？
締め切り日に間に合っているのに怒られる人は、頭の中の工程表が1つの工程になっていると思っています。開始日から提出日までの1つの工程しか見えていません。提出日に間に合えば、仕事は完成だと考えています。
しかし、これでは怒られてしまう確率は高まります。なぜなら、提出に至るまでの確認作業や修正作業といった、締め切り以外の工程が見えていないからです。私もまさにこんなタイプでした。
「仕事ができる上司に指摘してもらう」
「代理店の窓口業務でご迷惑をおかけする」
といった貴重な経験をするまでは、締め切りに間に合えばいいとだけ考えていました。だから、仕事でよく怒られましたし、クライアント様によく迷惑をおかけしていました。本当に反省です。
締め切りまでの工程を細分化しよう
締め切りまでの工程を細分化すると、怒られることは減りますし、仕事ができる人だと思われやすくなります。それほどまでに、スケジュール管理が甘い人が多いからです。
例えば、クライアント様へ資料を納品する仕事があったとします。会社として問題ない資料を納品しなければいけないので、自己満足で資料作成すれば完成というわけにはいきません。
そこで、会社として問題ない品質を満たすためには、上司や部署での確認が必要となります。つまり、上司に資料を確認してもらう作業が発生するわけです。
そして、上司や部署がNGといえば、OKが出るまで資料の修正が必要になります。社内からOKが出た次は、クライアント様のOKが必要となります。
クライアント様がNGといえば、OKが出るまで修正作業が必要となります。ここまで細分化して考えると、締め切り日までに提出すればOKと思っていた1つだけだった工程が、
資料作成
↓
社内の確認
↓
必要に応じた修正作業（＊）
↓
必要に応じた社内の再確認（＊）
↓
クライアント様の確認
↓
必要に応じた修正作業（＊）
↓
必要に応じたクライアント様の再確認（＊）
↓
納品
という工程に細分化されるわけです。（＊）部分は一発OKなら省略されますし、品質を満たさないなら、エンドレス修正が発生することになるわけです。
工程別に余裕を持ったスケジュールを考えよう
そこで、最終的な締め切り日を守るためにも、工程別のスケジュールを考えましょう。工程別に締め切り日を設定するわけです。
「上司も時間がないから、確認時間を確保しなきゃ」
「クライアント様から修正依頼があるかも」
と考えれば、確認工数や修正工数も加味してスケジュールを組むことになります。ここまで細かく考えれば、正しい意味での納品日を間に合わることができるようになるわけです。
また、余裕を持ったスケジュール設定をすることも大切です。どれだけ遅くとも、締め切りの前日までに提出できるようにしましょう。相手のことを配慮することも大切なのです。
それでは、7営業日後に納品を指定されているような仕事で、スケジュールを考えてみましょう。
資料作成（3営業日までに完了）
↓
社内の確認（3営業日までに完了）
↓
修正作業・社内への確認（4営業日までに完了）
↓
クライアント様の確認（5営業日までに完了）
↓
修正作業（6営業日までに完了）
↓
納品（6営業日までに完了）
今の私だったら、これくらい余裕を持つかなと思います。こうすれば、クライアント様から修正依頼があったときでも、相当な手直しさえ発生しなければ対応できるはずです。
ちなみに、クライアント様としても、納品物を使った次のスケジュールを考えているわけです。そのスケジュールが狂わないように、クライアント様のことを配慮することが大事なのです。
細かい工程まで頭の中に自然と浮かぶようになれば、締め切り日関連で怒られることはなくなります。頭の中で細かいスケジュール工程が組めるようになるはずです。
また、スケジュールをガントチャートにして管理すれば、仕事も安心して任せてもらえるようになるはずです。エクセルやガントチャートツールを使って、工程別にスケジュールを管理しましょう。
ちなみに、ちゃんと会社経営をしていたころは、こんなガントチャートで案件を管理していました。
感想
私も昔は、締め切り日を守っているはずなのに「上司の確認する時間を考えていない」とよく怒られていました。それほどまでに、確認作業や修正作業の工程が見えていなかったわけです。
いろんな人に鍛えてもらったおかげで、ここまで細かく工程を考えられるようになりました。すると、締め切り日関連で怒られることは減ったし、スケジュールをちゃんと守る人間だと評価されるようになりました。
なので、相手のスケジュールも考えて、納品日を考えることが大事です。相手のことを考えることが、仕事の締め切り日を考える上でも大切なのです。結局相手のことを考えられるかどうかが、人生でも仕事でも大事なんですな。
「電話やメールのレスが遅くて仕事ができない人は、適切なレスポンスタイミングを考えよう」も参考にしてください。
とば ひさし
