ショートカットキーを使いこなして、仕事を効率化するコツ
私は物流業界からITベンチャー企業に転職したのですが、ショートカットキーの大切さに気付かされました。
ショートカットキーを使いこなすことは、重要なビジネススキルなのです。ショートカットキーを使いこなして、仕事を効率化するコツをお伝えします。
ショートカットキーとは
ショートカットキーとは、キーボードの複数のキーを組み合わせて、特定のパソコンの操作を簡単に行うためのキーの総称です。
「Ctrl+C」を押せば、「選択した項目をコピーする」ことができます。右クリックをする必要もなくなります。
基本のショートカットキーは覚える
基本のショートカットキーは、必ず覚えるようにしてください。とにかく覚えるしかありません。両手に覚えさせるしかないのです。
覚えられない人は、以下のようにショートカットキーリストを作っておきましょう。
| Ctrl+C | 選択した項目をコピーする |
|---|---|
| Ctrl+V | 選択した項目を貼り付ける |
| Ctrl+A | 全て選択する |
| Ctrl+Z | 操作を元に戻す |
「Windowsでよく使うショートカットキー」も参考にしてください。
ショートカットキーは組み合わせる
ショートカットキーは単体でも便利ですが、ショートカットキーを組み合わせることで、さらに便利になります。例えば、
「Ctrl+C」で文章をコピー
↓
「Ctrl+V」で文章を貼り付け
↓
「Ctrl+S」でファイルを保存し
↓
「Ctrl+W」でファイルを閉じる
といった一連の作業を、ショートカットキーだけで行えるようになります。ショートカットキーを上手に組み合わせることができれば、どんどん仕事が効率化できます。
ショートカットキーがないか探す
仕事をしていると、繰り返しの作業が発生しやすいです。同じような繰り返しの作業をしたときに、
「使えそうなショートカットキーはないかな？」
とショートカットキーを探すことが重要です。ショートカットキーが見つかれば、作業が効率化できます。自分でショートカットキーを探すと、どんどん使えるショートカットキーが増えていきますよ。
ブラインドタッチをする
ショートカットキーに慣れるまでは、キーボードを見ながら入力するのは仕方ありません。しかし、慣れてきたら、ブラインドタッチでショートカットキーを打てるようにしましょう。
キーボードを見る時間もなくなるので、仕事がどんどん効率化できます。
よく使うソフトのショートカットキーも覚える
よく使うソフトのショートカットキーも覚えるようにしましょう。日本ではExcelやWordが代表です。エクセル特有のショートカットキーも多いので、仕事効率化のためにも覚えておきましょう。
また、クイックアクセスツールバーを利用すれば、「Alt＋数字」でよく使うコマンドをショートカットすることもできます。
「ショートカットキーのその先へ！クイックアクセスツールバーを利用してエクセルを超効率化する方法」も参考にしてください。
マウスを使わないようにする
上級者向けのコツですが、マウスを使わないようにすると、ショートカットキーを使いこなしやすくなります。
最初はマウスがないことに慣れませんが、ショートカットキーはマウスの役割もある程度果たしてくれます。
ショートカットキーを使いこなせば、マウスの右クリックをしなくてもいいことが多いからです。
また、マウスを使わないようにすると、キーボードからマウスに移動する手間をなくすことができます。
デスクトップだと難しいですが、ノートパソコンだとホイールパッドなどがあるので、マウスなしでも作業しやすいです。
「マウスを使わない！タッチパッドを利用して、パソコン作業を効率化する方法」も参考にしてください。
同じキーボードを利用する
ショートカットキーを使いこなせる人は、手の感覚でショートカットキーを覚えるものです。しかし、キーボード配列やキーボードの位置は、パソコンによって微妙に異なります。
そこで、家でも会社でも同じキーボードを利用することをおすすめします。私は同じキーボードを利用するために、レッツノートを愛用しています。
「メリットとデメリットは？私が長年Macではなくレッツノートを使い続ける理由」も参考にしてください。
ショートカットキーをマスターするメリット
「ショートカットキーなんて、マスターしなくてもいい」
と思っているあなたのために、ショートカットキーをマスターするメリットを最後にお伝えしておきます。
仕事を効率化できる
ショートカットキーをマスターすれば、仕事を効率化することができます。他の人が1時間かかる作業を、5分で終わらせることだって可能です。
浮いた時間で他の仕事をすることもできますし、仕事をしたフリをしながら休憩することもできます。
また、ショートカットキーをマスターすると、ショートカットキーを最初に探す習慣がつきます。自分で創意工夫する癖がつくので、どんどん仕事を効率化できるようになりますよ。
単純作業でメンタル崩壊しない
仕事をしていると、エンドレス単純作業をしなければいけないこともあります。ショートカットキーなしで単純作業をするなんて、発狂しても致し方ないレベルです。
でも、ショートカットキーをマスターしていたら、単純作業がめちゃくちゃ楽になります。他の人が1日かかっている単純作業も、1時間で終わったりします。単純作業でメンタル崩壊しづらくなるのです。
仕事ができると思われる
ショートカットキーを使いこなせている人は、ショートカットキーを使えない人よりも、仕事ができると思われます。
私が所属するIT・Web業界だと、ショートカットキーを使いこなせなかったら、仕事ができない人だと認定されるレベルです。
それに、ショートカットキーを使いこなしている人は、パソコン操作が美しい所作になります。実際の仕事って、何気ない動作で仕事ができるかどう判断されることも多いのです。
感想
ショートカットキーは地味ですが、仕事を効率化するために重要なビジネススキルです。
私が最初に就職した会社は物流業界でした。自分はパソコンができる人間だと思っていました。しかし、ショートカットキーを使っている人はいませんでしたし、ショートカットキーがなくても終わる仕事でした。
でも、ITベンチャー企業に転職したら、「ショートカットキー使えないの？」とびっくりされました。自分に絶望しながらも、ショートカットキーをマスターできて良かったなと思っています。
転職したときは1日かかっていた作業が、ショートカットキーをマスターしたら1時間で終わるようになりました。ショートカットキーは本当に役立ちます。ぜひ使いこなしてください。
「Windowsでよく使うショートカットキー」も参考にしてください。
とば ひさし
